Viviamo in un’epoca di sovraccarico di informazioni, in cui le conoscenze aziendali sono disperse tra e-mail, chat e strumenti vari, generando confusione, inefficienze e perdita di produttività. Le informazioni cruciali sfuggono e i dipendenti perdono tempo a cercare risposte invece di concentrarsi su un lavoro significativo.
Ma cosa succederebbe se tutte le conoscenze della vostra azienda fossero strutturate, immediatamente accessibili e impossibili da perdere? Per questo, una base di conoscenza diventerà la vostra risposta, portando ordine in questo caos, assicurando che le informazioni critiche siano organizzate, facili da trovare e conservate all’interno dell’azienda.
Scoprite con Sereda.ai cos’è una knowledge base e come può trasformare il modo in cui opera la vostra azienda.
Cos’è la Knowledge Base
Una base di conoscenza è come una guida di riferimento per un’azienda. Riunisce tutto in un unico luogo: come è strutturata l’azienda, cosa fanno i diversi team e come lavorano insieme. Copre anche i dettagli essenziali, come le regole, le procedure e i flussi di lavoro quotidiani.
Se fatta bene, una base di conoscenza rende le cose chiare e di facile accesso. I nuovi dipendenti possono rapidamente acquisire dimestichezza e operare come membri esperti del team. Ma non si tratta solo di onboarding: aiuta anche le aziende a crescere. Con una solida base di conoscenze, un’azienda può replicare facilmente le sue operazioni, rendendo più agevole l’espansione, sia che si tratti dell’apertura di nuovi uffici o del lancio di filiali.
Tipi di sistemi di Knowledge Base
Come ogni hub informativo, la base di conoscenza può memorizzare vari tipi di contenuti che servono a pubblici diversi e hanno scopi contrastanti. Per capire meglio i tipi di basi di conoscenza, esaminiamoli da due diversi punti di vista: scopo e contenuto.
Basi di conoscenza interne ed esterne
Possiamo dividere i nostri hub informativi in due scopi principali: esterno e interno.
- Base di conoscenza interna: Questo tipo di hub di conoscenza è pensato per i dipendenti dell’organizzazione. Funziona come un wiki aziendale e può essere creato per diversi motivi, ma principalmente per: l’inserimento dei nuovi assunti, la documentazione delle politiche interne e le risposte rapide alle richieste dei dipendenti.
- Base di conoscenza esterna: È il diretto opposto dell’hub interno e viene creata per i clienti, i potenziali clienti e, talvolta, per il pubblico. L’obiettivo principale di questa base è ridurre il carico di lavoro dell’assistenza clienti, offrire un facile accesso a suggerimenti efficaci e migliorare l’esperienza complessiva dell’utente.
Comprendere il contenuto
Sebbene lo scopo e la struttura della base di conoscenza possano essere diversi, i tipi di contenuto sono solitamente simili e possono includere:
- Informazioni generali: missione, valori e strategia di sviluppo dell’azienda.
- Struttura dell’organizzazione: qui possono essere inclusi i principali dettagli sui dipartimenti e sul loro scopo.
- Regolamenti e istruzioni: tutto ciò che riguarda le politiche interne e gli standard di qualità.
- Descrizione dei processi aziendali: fasi di completamento dei compiti chiave e regole di comunicazione.
- Responsabilità dei dipendenti: tutto ciò che riguarda la descrizione delle mansioni, i compiti quotidiani e la routine di lavoro complessiva.
- Documentazione e modelli: moduli di documenti, rapporti e contratti standardizzati.
- Basi di conoscenza dei prodotti o delle soluzioni: descrizione dei prodotti, caratteristiche tecniche, metodi di lavoro consolidati con i clienti.
- FAQ e soluzioni: le domande più frequenti e la risoluzione di casi tipici.
5 motivi per cui la vostra azienda ha bisogno di una base di conoscenza
Cosa rende una knowledge base uno strumento indispensabile per qualsiasi azienda? Abbiamo identificato 5 vantaggi fondamentali da considerare:
1. Conservazione delle informazioni
Le aziende spesso si affidano ai dipendenti chiave per la conservazione e la condivisione delle conoscenze. Tuttavia, se il dipendente in questione se ne va, le informazioni se ne vanno con lui. Una delle ragioni principali per la creazione di una base di conoscenza è la centralizzazione e la standardizzazione delle informazioni, in modo che possano essere facilmente accessibili e condivise, indipendentemente da chi va o viene.
2. Adattamento rapido per i nuovi assunti
Le informazioni strutturate rendono molto più semplice l’onboarding e l’adattamento. Quando i nuovi assunti possono accedere facilmente alla descrizione delle loro mansioni, ai regolamenti e alle politiche, diventano più indipendenti, non hanno bisogno di molta attenzione da parte dei mentori e si sentono più a loro agio nel nuovo posto di lavoro.
3. Ottimizzazione dei processi aziendali
Alcune operazioni aziendali possono essere ottimizzate, altre eliminate del tutto. La documentazione e l’organizzazione dei processi aziendali nella base di conoscenza è di per sé molto importante, ma aiuta anche a identificare le aree di miglioramento.
4. Scalabilità dell’attività più facile
Se un’azienda ha in programma l’apertura di nuove filiali o franchising, una base di conoscenze facilita il trasferimento delle best practice e degli standard alle nuove sedi senza dover costruire tutto da zero.
5. Efficienza gestionale
Con una base di conoscenza in funzione, il proprietario o il manager può concentrarsi sulle decisioni strategiche, sapendo che tutti i processi operativi sono ben documentati e funzionano senza problemi senza il suo costante coinvolgimento.
Ecco come scegliere la base di conoscenza perfetta per voi
Se volete trarre tutti i vantaggi, la scelta del giusto strumento di base di conoscenza sarà essenziale. Ecco cosa dovete fare per scegliere lo strumento perfetto per la vostra azienda:
Valutare la situazione attuale
Prima di confrontare le soluzioni presenti sul mercato, ponetevi queste domande:
- Come sono archiviate le vostre conoscenze in questo momento? (È sparsa tra e-mail, documenti, unità condivise o software esistenti)?
- Quali formati utilizzate? (Per esempio: documenti di testo, PDF, wiki, fogli di calcolo, ecc.)
- Quanta conoscenza documentata avete in questo momento? (Per esempio: disponete di un ampio archivio o state iniziando da zero).
- Quali sono le sfide attuali dell’archiviazione delle conoscenze? (Per esempio: difficoltà di ricerca, informazioni obsolete, mancanza di organizzazione o scarsa accessibilità).
Le risposte formeranno un audit delle conoscenze della vostra azienda e vi aiuteranno nella valutazione futura delle opzioni.
Valutare le proprie esigenze
Questa fase serve a pensare al futuro, quindi prendetevi un po’ di tempo per rispondere alle prossime domande:
- Chi utilizzerà la base di conoscenze?
- La base di conoscenze sarà interna, esterna o entrambe?
- Con quale frequenza verranno aggiornate le informazioni e chi sarà responsabile della loro manutenzione?
- Come si integrerà la base di conoscenze con gli strumenti e i flussi di lavoro esistenti?
Dopo aver considerato questi punti, sarà molto più facile creare un elenco solido di opzioni e scegliere lo strumento perfetto per la vostra organizzazione.
Pianificare l’implementazione
La scelta della base di conoscenza giusta è solo la metà del processo. Quando scegliete la soluzione, create un piano di implementazione a prova di bomba. Ecco cosa dovete tenere a mente:
- Considerare la struttura futura delle informazioni;
- Creare un piano di migrazione dei dati;
- Assicurarsi che lo strumento scelto sia di facile utilizzo;
- Assegnare le responsabilità ai membri del team che saranno responsabili dello sviluppo e della manutenzione della base di conoscenza.
Questi passaggi vi copriranno su più livelli e garantiranno una transizione senza problemi al nuovo strumento di conoscenza.
Formare il personale
Una base di conoscenze è efficace solo se i dipendenti sanno come usarla. Organizzate sessioni di formazione per familiarizzare il vostro team con la piattaforma, sottolineando come trovare, aggiornare e contribuire alle informazioni. Incoraggiando la partecipazione attiva, si garantisce che il sistema rimanga pertinente, aggiornato e prezioso per tutti.
Organizzare la conoscenza aziendale con Sereda Base
Sereda Base è una piattaforma intelligente di gestione della conoscenza progettata per centralizzare i documenti della vostra azienda e semplificare le operazioni con l’automazione AI. Funziona come un wiki aziendale interno, assicurando che tutte le informazioni critiche siano facilmente accessibili, ben strutturate e sempre aggiornate.
Ecco cosa fa Sereda Base:
- Editor di contenuti intuitivo: crea e modifica facilmente i documenti con un editor di testo facile da usare, che supporta immagini, video e tabelle.
- Traduzione multilingue: il nostro strumento vi aiuta a localizzare i documenti nelle lingue più diffuse al mondo grazie alle funzionalità di traduzione integrate.
- Analisi dei documenti: per ottenere informazioni sui dati di ricerca e sulle statistiche generali dei documenti.
- Organizzazione strutturata dei documenti: categorizzazione e organizzazione dei documenti per facilitarne la navigazione e il recupero.
- Notifiche multicanale: ricevete gli aggiornamenti attraverso vari canali di comunicazione per rimanere informati.
- Controllo degli accessi: gestire le autorizzazioni degli utenti con una matrice di accesso avanzata per garantire una condivisione sicura delle informazioni.
- Telegram Bot e AI Assistant: accedere rapidamente alle conoscenze e ottenere risposte attraverso un bot Telegram e un assistente AI dedicati.
- Modifica del testo con l’intelligenza artificiale: riformulate, accorciate o estendete il testo con la nostra intelligenza artificiale intuitiva.
Sia che si tratti di inserire nuovi membri del team, di mantenere la conformità normativa o di ottimizzare i processi interni, Sereda Base aiuta la vostra azienda a lavorare in modo più intelligente ed efficiente.
Conclusione
Una base di conoscenza non è solo una raccolta di documenti, ma un potente strumento per la gestione sistematica dell’azienda. Garantisce stabilità, efficienza e prevedibilità, riducendo al contempo i rischi associati al turnover dei dipendenti.
Grazie a una base di conoscenze ben strutturata e aggiornata, la vostra azienda può integrare senza problemi nuovi dipendenti, ottimizzare i processi, scalare le operazioni e mantenere prestazioni di alta qualità, indipendentemente dai cambiamenti del personale.
Scoprite l’impatto di una base di conoscenze in prima persona! Prenotate una demo gratuita per rendere la vostra azienda a prova di futuro.