Se da un lato l’onboarding pone le basi per il successo di un dipendente, dall’altro i metodi tradizionali possono richiedere molto tempo e risultare incoerenti. E se l’intelligenza artificiale potesse rendere il processo più fluido, efficiente e persino più coinvolgente?
In questo articolo, il team di Sereda.ai analizzerà come l’onboarding automatizzato dei dipendenti aiuti a organizzare i flussi di lavoro, a ridurre il lavoro manuale e a creare un’esperienza strutturata per i nuovi assunti.
Che cos’è l’onboarding dei dipendenti?
L’onboarding dei dipendenti consiste nel preparare i nuovi assunti al successo. È il processo di accoglienza in azienda e di fornitura degli strumenti, del supporto e della guida necessari per sentirsi sicuri nel proprio ruolo. Dalla formazione all’orientamento, fino alla comprensione della cultura aziendale, un buon onboarding fa sì che i dipendenti si sentano parte del team fin dal primo giorno.
Breve storia dell’onboarding dei dipendenti
Nella nuova era tecnologica, è facile dare per scontata l’automazione. Tuttavia, il processo di onboarding non è sempre stato così avanzato. In questa sezione esploriamo tre fasi chiave dell’evoluzione dell’onboarding:
- Inizio del XX secolo – Onboarding informale e non strutturato
Storicamente, l’onboarding è sempre stato poco strutturato. I nuovi assunti dovevano imparare da soli, seguendo chi era più esperto. Nel Novecento, quindi, l’onboarding si limitava all’osservazione degli specialisti più anziani, senza programmi di formazione standardizzati. Di conseguenza, la produttività dei nuovi dipendenti era inferiore e i risultati non erano sempre coerenti.
- Fine del XX secolo – L’ascesa dei programmi strutturati per le risorse umane
Attraverso tentativi ed errori nel corso del secolo scorso, tra la fine degli anni ’80 e gli anni ’90 le aziende hanno finalmente iniziato a riconoscere la necessità dell’onboarding come processo separato. Si assiste quindi alla nascita di manuali di formazione e di programmi di mentorship più efficaci.
- 21° secolo – AI e automazione trasformano l’onboarding
Mentre nel 20° secolo la maggior parte degli sforzi è stata dedicata all’affermazione delle risorse umane come dipartimento importante per le aziende e i dipendenti, il 21° secolo è tutto incentrato sull’ottimizzazione dei processi. Non è una sorpresa, soprattutto perché viviamo in un’epoca di costante progresso tecnologico. Nel 2025, l’onboarding automatizzato dei dipendenti è diventato una necessità strategica per mantenere l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.
Vantaggi principali dell’intelligenza artificiale per l’onboarding
Quali sono i vantaggi dell’AI per l’onboarding e cosa la rende così speciale? Diamo un’occhiata più da vicino:
Maggiore coinvolgimento e fidelizzazione
L’intelligenza artificiale può personalizzare l’apprendimento, rendendolo più interessante. L’intelligenza artificiale è intrinsecamente interattiva, quindi il processo di apprendimento diventa coinvolgente grazie a nuove strategie di apprendimento, feedback in tempo reale e supporto automatizzato.
Come afferma David Morel, fondatore di Tiger Recruitment: “Quasi due terzi dei dipendenti sono propensi a lasciare un nuovo lavoro entro il primo anno se l’esperienza di onboarding è negativa”.
È ormai provato che l’onboarding può fare o distruggere l’esperienza dei dipendenti in un nuovo posto di lavoro. Pertanto, investire nell’onboarding automatizzato dei dipendenti sarà estremamente vantaggioso per i vostri tassi di fidelizzazione.
Accesso a dati utili
Le piattaforme HR che si avvalgono dell’IA possono anche fornire alle aziende dati reali su:
- Livelli di coinvolgimento dei dipendenti;
- Progressi della formazione;
- feedback dei dipendenti sul curriculum.
Questi dati sono straordinari per il management, perché aiutano a migliorare il processo di formazione e a ottimizzare le strategie di onboarding.
Gestione più rapida della conformità e del rischio
L’intelligenza artificiale automatizza i processi di conformità, assicurando che i nuovi assunti completino in tempo la formazione, le certificazioni e la documentazione legale richiesta, riducendo i rischi legali e migliorando l’aderenza alle normative.
Casi d’uso dell’automazione dell’onboarding dei dipendenti
Sebbene i vantaggi delle soluzioni automatizzate siano notevoli, in che modo l’azienda può applicarle esattamente? In questa sezione vi invitiamo a discutere i migliori casi d’uso dell’onboarding automatizzato dei dipendenti:
Percorsi di apprendimento personalizzati
Analizzando l’esperienza del nuovo dipendente, l’intelligenza artificiale può creare un percorso di apprendimento personalizzato con tappe specifiche. Persone diverse richiedono approcci diversi per il loro onboarding: alcune sono pronte all’azione fin dal primo giorno, altre hanno bisogno di più tempo per familiarizzare con il nuovo ambiente.
Questo, a sua volta, aiuta a costruire le aspettative dei nuovi assunti e a creare tappe precise da raggiungere.
Assistente AI per un supporto immediato
L’onboarding digitale dei dipendenti ha anche un forte vantaggio sotto forma di assistenti AI. Essi fungono da mentori, in grado di rispondere a semplici domande e di estrarre informazioni in base alla richiesta dell’utente. Si tratta di un’ottima caratteristica per le aziende, perché toglie ai mentori in carne e ossa alcune responsabilità, liberando il loro tempo per una formazione più approfondita dei dipendenti.
Traduzione assistita dall’intelligenza artificiale per un onboarding globale
Il vostro nuovo assunto si trova in Francia, mentre la vostra documentazione di onboarding è in lingua ucraina? L’intelligenza artificiale risolve piccole sfide come queste, traducendo automaticamente tutti i documenti e le guide di formazione necessari. Si tratta di un caso d’uso ideale per le aziende che hanno team internazionali o che mirano ad acquisire più lavoratori stranieri.
Base di conoscenze alimentata dall’IA
Questo punto riguarda più che altro il modo in cui è possibile centralizzare le informazioni per ogni potenziale nuovo assunto. Le basi di conoscenza sono ottimi hub in grado di memorizzare le informazioni necessarie come i materiali di formazione, i regolamenti e le istruzioni. Alcune basi di conoscenza come Sereda.ai non solo centralizzano, ma automatizzano anche l’implementazione, l’aggiornamento dei documenti e le notifiche ai dipendenti sulla pubblicazione dei materiali.
Migliori pratiche per l’intelligenza artificiale nell’onboarding
L’intelligenza artificiale non è la chiave per l’onboarding automatizzato dei dipendenti, ma solo uno degli ingredienti. Ecco alcune semplici pratiche che vi aiuteranno a massimizzare il successo del vostro processo di onboarding:
Definire obiettivi chiari in materia di IA
A cosa vi serve l’IA? Automatizzerà le pratiche burocratiche e la formazione, o servirà come semplice assistente virtuale per i vostri nuovi assunti? Prima di acquistare nuovi strumenti o di integrare l’onboarding automatizzato dei dipendenti, prendetevi il tempo necessario per identificare il ruolo dell’IA nei vostri processi.
Bilanciare l’IA con il tocco umano
Sebbene l’IA sia ottima per migliorare i compiti più noiosi, non dovrebbe sostituire il contatto umano. Tenete quindi presente che l’onboarding digitale dei dipendenti deve includere anche sessioni di tutoraggio 1:1 e che gli specialisti senior devono essere disponibili per assistere le parti più complesse della formazione.
Cicli di feedback continui
Non dimenticate di monitorare i progressi del nuovo assunto, raccogliendo anche il sentimento generale. Il nuovo dipendente è soddisfatto del ritmo della formazione? È troppo veloce/lento per loro? L’intelligenza artificiale li aiuta a svolgere i compiti o a raccogliere informazioni?
Queste domande vi aiuteranno a perfezionare il processo di onboarding e a migliorare l’automazione per le assunzioni future. Per valutare l’opinione dei nuovi dipendenti, è consigliabile inserire dei sondaggi nelle fasi più importanti della formazione, consentendo loro di fornire un feedback durante l’intero processo.
Onboarding automatizzato dei dipendenti con Sereda.ai
Sereda.ai è una piattaforma intelligente in grado di rendere l’onboarding dei dipendenti più semplice e veloce. La nostra piattaforma riunisce tutti i regolamenti, le linee guida e le istruzioni più importanti in un’unica base di conoscenze che garantisce ai nuovi assunti di accedere rapidamente a tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo.
Perché scegliere Sereda.ai?
- Comodo editor di documenti: Con la nostra piattaforma, potete assicurarvi che i vostri dipendenti abbiano sempre le informazioni più aggiornate, creando, modificando e aggiornando facilmente i materiali di onboarding in un editor intuitivo.
- Assistente di ricerca AI: con Sereda.ai, un dipendente può inserire qualsiasi domanda di lavoro pertinente e il nostro assistente AI risponde con un link alla fonte dell’informazione nella base di conoscenza. Da qui, il dipendente può anche ricevere una risposta breve o cliccare sul link per accedere al documento completo per maggiori dettagli.
- Livelli flessibili di accesso ai documenti: sulla nostra piattaforma, l’accesso ai dati è configurato in base alla posizione del dipendente, al reparto o al gruppo di utenti. Questo, a sua volta, garantisce una maggiore riservatezza interna.
- Integrazione con i messenger: collegatevi a Telegram per utilizzare il nostro assistente AI da qualsiasi dispositivo di vostra scelta.
- Traduzione di documenti aziendali: traducete istantaneamente i documenti aziendali e i materiali di onboarding per supportare i team multilingue, garantendo la coerenza tra gli uffici globali.
- Notifiche automatiche: con Sereda.ai, gli utenti non perderanno i nuovi documenti a loro assegnati, grazie a un sistema di notifica multicanale integrato.
Conclusione
L’onboarding è più di un semplice processo: è la base del percorso di un dipendente all’interno di un’azienda. L’intelligenza artificiale sta rimodellando questa esperienza, non sostituendo il contatto umano, ma eliminando le inefficienze, garantendo la coerenza e consentendo ai team delle risorse umane di concentrarsi su ciò che conta davvero: guidare i nuovi assunti verso una crescita significativa.
Con Sereda.ai, l’onboarding diventa più strutturato, adattabile e scalabile, aiutando le organizzazioni a costruire una cultura di apprendimento continuo fin dal primo giorno. Con l’evoluzione degli ambienti di lavoro, chi integra l’onboarding automatizzato dei dipendenti non solo snellisce le operazioni, ma crea anche ambienti in cui i dipendenti possono prosperare fin dall’inizio.
Siete curiosi di sapere come potrebbe essere per il vostro team? Prenotate una demo con il nostro Growth Manager e scoprite come con Sereda.ai potete garantire le migliori esperienze di onboarding dei dipendenti.