Onboarding stanowi podstawę sukcesu pracownika, ale tradycyjne metody mogą być czasochłonne i niespójne. Co by było, gdyby sztuczna inteligencja mogła sprawić, że proces ten byłby płynniejszy, wydajniejszy i jeszcze bardziej angażujący?
W tym artykule zespół Sereda.ai zbada, w jaki sposób zautomatyzowany onboarding pracowników pomaga organizować przepływy pracy, ogranicza pracę ręczną i tworzy ustrukturyzowane doświadczenie dla nowych pracowników.
Czym jest wdrożenie pracownika?
Onboarding pracowników polega na przygotowaniu nowych pracowników na sukces. Jest to proces powitania ich w firmie i zapewnienia im narzędzi, wsparcia i wskazówek, których potrzebują, aby czuć się pewnie w swojej roli. Od szkolenia i orientacji po pomoc w zrozumieniu kultury firmy, dobry onboarding sprawia, że pracownicy czują się częścią zespołu od pierwszego dnia.
Krótka historia wdrażania pracowników
W erze nowych technologii łatwo jest uznać automatyzację za coś oczywistego. Jednak proces onboardingu nie zawsze był tak zaawansowany. W tej sekcji przeanalizujemy trzy kluczowe etapy ewolucji onboardingu:
- Początek XX wieku – nieformalny i nieustrukturyzowany onboarding
Historycznie rzecz biorąc, onboarding zawsze był nieustrukturyzowany. Oczekiwano, że nowi pracownicy będą uczyć się samodzielnie, podążając za tym, kto był bardziej doświadczony. Tak więc w 1900 roku onboarding polegał głównie na obserwacji starszych specjalistów bez żadnych standardowych programów szkoleniowych. W związku z tym produktywność nowych pracowników była niższa, a wyniki nie zawsze były spójne.
- Koniec XX wieku – powstanie ustrukturyzowanych programów HR
Dzięki próbom i błędom w ciągu ostatniego stulecia, pod koniec lat 80. i 90. firmy w końcu zaczęły dostrzegać potrzebę onboardingu jako odrębnego procesu. Mogliśmy więc zaobserwować pojawienie się podręczników szkoleniowych i bardziej skutecznych programów mentorskich.
- XXI wiek – sztuczna inteligencja i automatyzacja zmieniają onboarding
Podczas gdy w XX wieku większość wysiłków skierowano na egzekwowanie HR jako ważnego działu dla firm i pracowników, XXI wiek to przede wszystkim optymalizacja procesów. Nie jest to zaskoczeniem, głównie dlatego, że żyjemy w erze ciągłego rozwoju technologii. W 2025 roku zautomatyzowane wdrażanie pracowników stało się strategiczną koniecznością w utrzymaniu wydajności i satysfakcji pracowników.
Kluczowe zalety sztucznej inteligencji w onboardingu
Jakie są teraz korzyści, które napędzają onboarding AI i co czyni go tak wyjątkowym? Przyjrzyjmy się bliżej:
Zwiększone zaangażowanie i retencja
Sztuczna inteligencja może spersonalizować naukę, czyniąc ją bardziej atrakcyjną. Sztuczna inteligencja jest z natury interaktywna, więc proces uczenia się staje się angażujący dzięki nowym strategiom uczenia się, informacjom zwrotnym w czasie rzeczywistym i zautomatyzowanemu wsparciu.
Jak twierdzi David Morel, założyciel Tiger Recruitment: „Prawie dwie trzecie pracowników prawdopodobnie odejdzie z nowej pracy w ciągu pierwszego roku, jeśli będą mieli negatywne doświadczenia związane z onboardingiem”.
Udowodniono już, że onboarding może wpłynąć na doświadczenia pracowników w nowych miejscach pracy. Inwestycja w zautomatyzowane wdrażanie pracowników będzie więc bardzo korzystna dla wskaźników retencji.
Dostęp do praktycznych danych
Platformy HR, które są wymuszane przez sztuczną inteligencję, mogą również dostarczać firmom rzeczywistych danych na temat:
- Poziomu zaangażowania pracowników;
- Postępów w szkoleniach;
- Opinie pracowników na temat programu nauczania.
Dane te są niesamowite dla kierownictwa, ponieważ pomagają usprawnić proces szkolenia i zoptymalizować strategie wdrażania.
Szybsze zarządzanie zgodnością i ryzykiem
Sztuczna inteligencja automatyzuje procesy zgodności, zapewniając, że nowi pracownicy ukończą wymagane szkolenia, certyfikaty i dokumentację prawną na czas, zmniejszając ryzyko prawne i poprawiając zgodność z przepisami.
Przypadki użycia automatyzacji wdrażania pracowników
Podczas gdy korzyści płynące ze zautomatyzowanych rozwiązań są ogromne, jak dokładnie firma może je zastosować? W tej sekcji zapraszamy do omówienia najlepszych przypadków użycia zautomatyzowanego wdrażania pracowników:
Spersonalizowane ścieżki nauki
Analizując doświadczenie nowego pracownika, sztuczna inteligencja może stworzyć dostosowaną ścieżkę nauki, która będzie miała określone kamienie milowe. Różni ludzie wymagają różnych podejść do onboardingu: niektórzy są gotowi do działania od pierwszego dnia, inni – potrzebują więcej czasu na zapoznanie się z nowym środowiskiem.
To z kolei pomaga budować oczekiwania wobec nowych pracowników i tworzyć dokładne kamienie milowe do osiągnięcia.
Asystent AI zapewniający natychmiastowe wsparcie
Cyfrowy onboarding pracowników ma również dużą zaletę w postaci asystentów AI. Służą oni jako mentor, który może odpowiedzieć na proste pytania i wyciągnąć informacje na podstawie zapytania. Jest to świetna funkcja dla firm, ponieważ przejmuje część obowiązków od prawdziwych mentorów, uwalniając ich czas na bardziej dogłębne szkolenie pracowników.
Tłumaczenie oparte na sztucznej inteligencji dla globalnego onboardingu
Twój nowy pracownik jest we Francji, a dokumentacja wdrożeniowa jest w języku ukraińskim? Sztuczna inteligencja rozwiązuje takie małe wyzwania, automatycznie tłumacząc wszystkie niezbędne dokumenty szkoleniowe i przewodniki. Jest to świetny przypadek użycia dla firm, które mają międzynarodowe zespoły lub chcą pozyskać więcej zagranicznych pracowników.
Baza wiedzy oparta na sztucznej inteligencji
Ten punkt dotyczy bardziej tego, w jaki sposób można scentralizować informacje dla każdego potencjalnego nowego pracownika. Bazy wiedzy to świetne centra, które mogą przechowywać niezbędne informacje, takie jak materiały szkoleniowe, przepisy i instrukcje. Niektóre bazy wiedzy, takie jak Sereda.ai, nie tylko centralizują, ale także automatyzują wdrażanie, aktualizacje dokumentów i powiadomienia pracowników o publikacji materiałów.
Najlepsze praktyki dotyczące AI w onboardingu
Sztuczna inteligencja nie jest kluczem do zautomatyzowanego wdrażania pracowników – to tylko jeden ze składników. Oto kilka prostych praktyk, które pomogą zmaksymalizować sukces procesu onboardingu:
Wyznaczanie jasnych celów AI
Do czego potrzebujesz sztucznej inteligencji? Czy zautomatyzuje ona papierkową robotę i szkolenia, czy też będzie służyć jako prosty wirtualny asystent dla nowych pracowników? Przed zakupem nowych narzędzi lub integracją zautomatyzowanego wdrażania pracowników, poświęć trochę czasu na określenie, gdzie sztuczna inteligencja pasuje do twoich procesów.
Równoważenie AI z ludzkim podejściem
Chociaż sztuczna inteligencja jest świetna do usprawniania żmudnych zadań, nie powinna zastępować kontaktu z ludźmi. Należy więc pamiętać, że cyfrowy onboarding pracowników powinien również obejmować prawdziwe sesje mentorskie 1:1, a starsi specjaliści powinni być dostępni, aby pomóc w bardziej złożonych częściach szkolenia.
Ciągła informacja zwrotna
Nie zapomnij śledzić postępów nowego pracownika, jednocześnie zbierając ogólne odczucia. Czy nowy pracownik jest zadowolony z tempa szkolenia? Czy jest ono dla niego zbyt szybkie/wolne? Czy AI pomaga im w wykonywaniu zadań lub zbieraniu informacji?
Te pytania pomogą ci udoskonalić proces wdrażania i usprawnić automatyzację dla przyszłych pracowników. Aby ocenić nastroje nowych pracowników, włącz ankiety na kluczowych etapach szkolenia, umożliwiając im przekazywanie opinii w trakcie całego procesu.
Zautomatyzowane wdrażanie pracowników z Sereda.ai
Sereda.ai to inteligentna platforma, która może ułatwić i przyspieszyć wdrażanie pracowników. Nasza platforma łączy wszystkie kluczowe przepisy, wytyczne i instrukcje w jednej ujednoliconej bazie wiedzy, która zapewnia nowym pracownikom szybki dostęp do wszystkiego, czego potrzebują, aby odnieść sukces.
Dlaczego warto wybrać Sereda.ai?
- Wygodny edytor dokumentów: Dzięki naszej platformie możesz zapewnić swoim pracownikom zawsze najnowsze informacje, łatwo tworząc, edytując i aktualizując materiały onboardingowe w intuicyjnym edytorze.
- AI Research Assistant: dzięki Sereda.ai pracownik może wprowadzić dowolne istotne zapytanie dotyczące pracy, a nasz asystent AI odpowiada linkiem do źródła informacji w bazie wiedzy. Stamtąd pracownik może również otrzymać krótką odpowiedź lub kliknąć link, aby uzyskać dostęp do pełnego dokumentu w celu uzyskania szczegółowych informacji.
- Elastyczne poziomy dostępu do dokumentów: na naszej platformie dostęp do danych jest skonfigurowany zgodnie ze stanowiskiem pracownika, działem lub grupą użytkowników. To z kolei zapewnia większą poufność wewnętrzną.
- Integracja z komunikatorami: połącz się z Telegramem, aby korzystać z naszego asystenta AI z dowolnego urządzenia.
- Tłumaczenie dokumentów biznesowych: natychmiastowe tłumaczenie dokumentów biznesowych i materiałów wdrożeniowych w celu wsparcia wielojęzycznych zespołów, zapewniając spójność w biurach globalnych.
- Automatyczne powiadomienia: dzięki Sereda.ai użytkownicy nie przegapią nowych przypisanych im dokumentów, dzięki wbudowanemu wielokanałowemu systemowi powiadomień.
Podsumowanie
Onboarding to coś więcej niż tylko proces – to podstawa podróży pracownika w firmie. Sztuczna inteligencja przekształca to doświadczenie, nie zastępując kontaktów międzyludzkich, ale usuwając nieefektywności, zapewniając spójność i pozwalając zespołom HR skupić się na tym, co naprawdę ważne: prowadzeniu nowych pracowników w kierunku znaczącego rozwoju.
Dzięki Sereda.ai onboarding staje się bardziej ustrukturyzowany, adaptacyjny i skalowalny – pomagając organizacjom budować kulturę ciągłego uczenia się od pierwszego dnia. Wraz z ewolucją miejsc pracy, ci, którzy zintegrują zautomatyzowane wdrażanie pracowników, nie tylko usprawnią operacje, ale także stworzą środowiska, w których pracownicy mogą się rozwijać od samego początku.
Ciekawi Cię, jak może to wyglądać dla Twojego zespołu? Zarezerwuj demo z naszym Growth Managerem i dowiedz się, jak dzięki Sereda.ai możesz zapewnić najlepsze doświadczenia związane z wdrażaniem pracowników.