Aunque la incorporación sienta las bases para el éxito de un empleado, los métodos tradicionales pueden llevar mucho tiempo y ser incoherentes. ¿Qué pasaría si la IA pudiera hacer que el proceso fuera más fluido, más eficiente e incluso más atractivo?
En este artículo, el equipo de Sereda.ai explorará cómo la incorporación automatizada de empleados ayuda a organizar los flujos de trabajo, reduce el trabajo manual y crea una experiencia estructurada para los nuevos empleados.
¿Qué es el Employee Onboarding?
La incorporación de empleados consiste en preparar a los nuevos empleados para el éxito. Es el proceso de darles la bienvenida a la empresa y ofrecerles las herramientas, el apoyo y la orientación que necesitan para sentirse seguros en su puesto. Desde la formación y la orientación hasta ayudarles a entender la cultura de la empresa, una buena incorporación hace que los empleados se sientan parte del equipo desde el primer día.
Breve historia de la incorporación de empleados
En la nueva era de la tecnología, es fácil dar por sentada la automatización. Sin embargo, el proceso de incorporación no siempre ha sido tan avanzado. En esta sección, exploraremos tres fases clave de la evolución de la incorporación:
- Principios del siglo XX – Incorporación informal y desestructurada
Históricamente, la incorporación siempre ha sido desestructurada. Se esperaba que los nuevos empleados aprendieran por sí mismos, siguiendo los pasos de los más experimentados. Así, en el siglo XX, la incorporación consistía sobre todo en la observación de los especialistas más veteranos, sin programas de formación estandarizados. De ahí que la productividad de los nuevos empleados fuera menor y los resultados no siempre fueran coherentes.
- Finales del siglo XX – El auge de los programas estructurados de RR.HH
A base de ensayo y error durante el siglo pasado, a finales de los años 80 y 90, las empresas empezaron por fin a reconocer la necesidad de la incorporación como un proceso independiente. Así, aquí pudimos ver el auge de los manuales de formación y programas de tutoría más eficaces.
- Siglo XXI – La IA y la automatización transforman el onboarding
Mientras que en el siglo XX la mayoría de los esfuerzos se dirigieron a reforzar los RRHH como un departamento importante para las empresas y los empleados, el siglo XXI gira en torno a la optimización de los procesos. Esto no es una sorpresa, en gran parte porque vivimos en una era de constantes avances tecnológicos. En el año 2025, la incorporación automatizada de empleados se convirtió en una necesidad estratégica para mantener la eficiencia y la satisfacción de los empleados.
5 beneficios clave de la IA para el onboarding
Ahora bien, ¿cuáles son los beneficios que impulsan el onboarding con IA y qué lo hace tan especial? Veámoslo más de cerca:
Mayor compromiso y retención
La inteligencia artificial puede personalizar el aprendizaje, haciéndolo más atractivo. La IA es intrínsecamente interactiva, por lo que el proceso de aprendizaje se vuelve atractivo con nuevas estrategias de aprendizaje, comentarios en tiempo real y asistencia automatizada.
Como afirma David Morel, fundador de Tiger Recruitment: «Casi dos tercios de los empleados son propensos a dejar un nuevo trabajo dentro de su primer año si tienen una experiencia de onboarding negativa».
Está demostrado que el proceso de incorporación puede marcar la diferencia en la experiencia del empleado en un nuevo puesto de trabajo. Por lo tanto, invertir en la incorporación automatizada de los empleados será muy beneficioso para sus tasas de retención.
Acceso a datos procesables
Las plataformas de RRHH reforzadas por IA también pueden proporcionar a las empresas datos reales sobre:
- Niveles de compromiso de los empleados;
- Progreso de la formación;
- Comentarios de los empleados sobre el plan de estudios.
Estos datos son increíbles para la dirección porque ayudan a mejorar el proceso de formación y optimizar las estrategias de incorporación.
Cumplimiento y gestión de riesgos más rápidos
La IA automatiza los procesos de cumplimiento, garantizando que las nuevas contrataciones completen la formación, las certificaciones y la documentación legal requeridas a tiempo, reduciendo los riesgos legales y mejorando el cumplimiento normativo.
Casos de uso de la incorporación automatizada de
empleados Aunque las ventajas de las soluciones automatizadas son grandes, ¿cómo puede aplicarlas exactamente la empresa? En esta sección, le invitamos a discutir los mejores casos de uso de la incorporación automatizada de empleados:
Rutas de aprendizaje personalizadas
Analizando la experiencia del nuevo empleado, la IA puede crear una ruta de aprendizaje a medida que tendrá hitos específicos. Diferentes personas requieren diferentes enfoques para su incorporación: algunos están listos para la acción desde el primer día, otros necesitan más tiempo para familiarizarse con el nuevo entorno.
Esto, a su vez, ayuda a crear expectativas para los nuevos empleados y crea hitos precisos que deben alcanzar.
Asistente de IA para apoyo instantáneo
La incorporación digital de empleados también tiene una gran ventaja en forma de asistentes de IA. Sirven como mentores, que pueden responder a preguntas sencillas y extraer información basada en su consulta. Esta es una gran característica para las empresas, ya que toma algunas de las responsabilidades de los mentores de la vida real, liberando su tiempo para una formación más profunda de los empleados.
Traducción asistida por IA para la incorporación global
¿Su nuevo empleado está en Francia, mientras que la documentación de incorporación está en ucraniano? La IA resuelve pequeños problemas como éste traduciendo automáticamente todos los documentos y guías de formación necesarios. Este es un gran caso de uso para las empresas que tienen equipos internacionales o que pretenden contratar a más trabajadores extranjeros.
Base de conocimientos potenciada por IA
Este punto trata más sobre cómo centralizar la información para cualquier posible nueva contratación. Las bases de conocimiento son grandes centros que pueden almacenar información necesaria como materiales de formación, reglamentos e instrucciones. Algunas bases de conocimiento como Sereda.ai no sólo centralizan sino que también automatizan la implementación, las actualizaciones de documentos y las notificaciones a los empleados sobre la publicación de materiales.
Mejores prácticas para la IA en la incorporación
La inteligencia artificial no es la clave para la incorporación automatizada de empleados, es sólo uno de los ingredientes. Estas son algunas de las prácticas sencillas que le ayudarán a maximizar el éxito de su proceso de incorporación:
Establecer objetivos claros de IA
¿Para qué necesita la IA? ¿Automatizará el papeleo y la formación, o servirá como un simple asistente virtual para sus nuevas contrataciones? Antes de comprar nuevas herramientas o integrar la incorporación automatizada de empleados, tómese su tiempo para identificar dónde encaja la IA en sus procesos.
Equilibrar la IA con el toque humano
Aunque la IA es estupenda para mejorar las tareas tediosas, no debería sustituir a la conexión humana. Por lo tanto, tenga en cuenta que la incorporación digital de empleados también debe incluir sesiones reales de mentores 1: 1 y los especialistas senior deben estar disponibles para ayudar con las partes más complejas de la capacitación.
Circuitos de feedback continuos
No olvide hacer un seguimiento del progreso del nuevo empleado, al tiempo que recoge el sentimiento general. ¿Está satisfecho el nuevo empleado con el ritmo de la formación? ¿Es demasiado rápido/lento para ellos? ¿Les ayuda la IA con las tareas o la recopilación de información?
Estas preguntas le ayudarán a perfeccionar su proceso de incorporación y a mejorar la automatización para futuras contrataciones. Para evaluar el sentimiento de los nuevos empleados, incorpore encuestas en las etapas clave de su formación, permitiéndoles dar su opinión a lo largo del proceso.
Incorporación automatizada de empleados con Sereda.ai
Sereda.ai es una plataforma inteligente que puede facilitar y agilizar la incorporación de empleados. Nuestra plataforma reúne todas sus normas, directrices e instrucciones clave en una base de conocimientos unificada, que garantiza que los nuevos empleados accedan rápidamente a todo lo que necesitan para tener éxito.
¿Por qué elegir Sereda.ai?
- Cómodo editor de documentos: Con nuestra plataforma, puede asegurarse de que sus empleados siempre tengan la información más reciente, creando, editando y actualizando fácilmente los materiales de incorporación en un editor intuitivo.
- Asistente de investigación de IA: con Sereda.ai, un empleado puede introducir cualquier consulta laboral relevante, y nuestro asistente de IA responde con un enlace a la fuente de la información en la base de conocimientos. A partir de ahí, el empleado también puede recibir una breve respuesta o hacer clic en el enlace para acceder al documento completo y obtener más detalles.
- Niveles flexibles de acceso a los documentos: en nuestra plataforma, el acceso a los datos se configura en función del puesto, el departamento o el grupo de usuarios del empleado. Esto, a su vez, garantiza una mayor confidencialidad interna.
- Integración con mensajeros: conéctate con Telegram para utilizar nuestro asistente de IA desde cualquier dispositivo de tu elección.
- Traducción de documentos empresariales: traduce al instante documentos empresariales y materiales de incorporación para dar soporte a equipos multilingües, garantizando la coherencia en todas las oficinas globales.
- Notificaciones automáticas: con Sereda.ai, los usuarios no se perderán los nuevos documentos que se les asignen, gracias a un sistema de notificaciones multicanal integrado.
Conclusión
La incorporación es algo más que un proceso: es la base del viaje de un empleado dentro de una empresa. La IA está remodelando esta experiencia, no sustituyendo la conexión humana, sino eliminando ineficiencias, garantizando la coherencia y permitiendo a los equipos de RRHH centrarse en lo que realmente importa: guiar a los nuevos empleados hacia un crecimiento significativo.
Con Sereda.ai, el onboarding se vuelve más estructurado, adaptable y escalable, ayudando a las organizaciones a construir una cultura de aprendizaje continuo desde el primer día. A medida que los lugares de trabajo evolucionan, aquellos que integran la incorporación automatizada de empleados no solo agilizarán las operaciones, sino que también crearán entornos en los que los empleados puedan prosperar desde el principio.
¿Tiene curiosidad por saber cómo podría ser esto para su equipo? Reserva una demostración con nuestro Growth Manager y explora cómo con Sereda.ai puedes garantizar las mejores experiencias de incorporación de empleados.